Vì sao phải tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ tại cơ quan?

11:28 Chiều Tháng Ba 28, 2017
dịch vụ tiêu hủy tài liệu, dich vu tieu huy tai lieu

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị là việc rất cần thiết bắt buộc phải thực hiện trong công tác văn thư lưu trữ nhằm loại bỏ các tài liệu đã hết giá trị về mọi mặt đồng thời giải phóng diện tích kho lưu trữ, tăng cường việc bảo quản tốt hơn những tài liệu đang có giá trị, phục vụ dễ dàng việc tìm kiếm tài liệu, hiệu quả hơn và tiết kiệm tối đa chi phí bảo quản trong kho. Tuy hiện nay đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền về việc huỷ tài liệu hết giá trị nhưng tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp vẫn còn thực hiện việc tiêu hủy tài liệu một cách tuỳ tiện, không nhất quán. Để thực hiện việc này một cách đúng quy định, các cơ quan cần lưu ý một số nội dung như sau:

  1. Xác định chính xác giá trị tài liệu trước khi tiêu hủy

Xác định chính xác giá trị tài liệu là việc làm hết sức quan trọng để tiêu huỷ đúng những tài liệu hết giá trị. Vì xác định giá trị tài liệu sẽ đánh giá được đúng giá trị của từng hồ sơ, tài liệu xem tài liệu đó còn hay không còn giá trị lưu trữ. Việc xác định sai giá trị của tài liệu có thể dẫn tới việc tiêu huỷ đi những tài liệu đang còn giá trị hoặc tốn kém thêm thời gian, chi phí để lưu trữ các tài liệu đã hết hạn. Các loại tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu bị trùng lặp hoặc đã hết thời hạn lưu trữ  theo quy định, không còn giá trị cho hoạt động cho hiện tại và tương lai

Kiểm tra giá trị tài liệu trước khi tiến hành tiêu hủy

Việc tiêu hủy tài liệu sẽ khiến tài liệu đó không thể khôi phục lại và mất đi vĩnh viễn. Do đó, để đảm bảo việc tiêu hủy đúng tài liệu đã hết hạn. Luật Lưu trữ quy định các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng này có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có giá trị và hết giá trị. Chủ tịch Hội đồng, người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên nằm trong hội đồng này

Để việc tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị diễn ra đúng quy trình, các cơ quan cần phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu có thành phần theo quy định và khi xem xét tài liệu hết giá trị Hội đồng phải thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến của từng thành viên phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu xem xét, quyết định và cơ quan có thẩm quyền có cơ sở để thẩm định.

  1. Thực hiện đúng quy định khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Theo nguyên tắc việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ tại cơ quan phải thực hiện đúng quy định,đúng thủ tục và quy trình. Tài liệu hết giá trị trước khi bị tiêu huỷ phải được Hội đồng của cơ quan xem xét và có quyết định của cơ quan có thẩm quyền thẩm định. Khi Hội đồng của cơ quan xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu, lập biên bản tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Thực tế vẫn có một số cơ quan không thực hiện đúng các thủ tục, quy định, để xảy ra tình trạng tự ý tiêu hủy đối với tài liệu loại ra sau khi chỉnh lý hoặc hết thời hạn bảo quản. Không đưa ra Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, không xin ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, tiêu hủy không hết thông tin trong tài liệu và không lập biên bản khi tiêu hủy, không lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị…

Tiêu hủy tài liệu đảm bảo bí mật về thông tin của tài liệu

Vì vậy, các cơ quan cần thực hiện quy trình và thủ tục như sau để tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định, Người làm lưu trữ lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị trình lên người đứng đầu cơ quan và đưa ra Hội đồng xem xét, cho ý kiến. Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ (gồm: Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; Danh mục tài liệu hết giá trị; Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng), đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định (các cơ quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định; cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến). Trên cơ sở văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan ra quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; lập biên bản bàn giao tài liệu hủy và biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. Lập hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị và được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ lưu trữ Hoàng Long là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vự tiêu hủy tài liệu, Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ tiêu hủy tài liệu, dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu vui lòng gọi đến số 0979 648 560 gặp Mr. Hân để được tư vấn và sử dụng dịch vụ.